De eerste weken van de corona-crisis viel de ene nieuwsbrief na de andere onze mailboxen binnen. Haastig geschreven boodschappen - het moest allemaal snel gaan - die niet altijd even duidelijk (of foutloos) vertelden wat de schrijver bedoelde. Gelukkig waren de meeste lezers begripvol, de start van de lockdown-light was een vreemde periode voor iedereen.

We zijn nu anderhalve maand verder. En het belang van eenvoudige, duidelijke en foutloze communicatie neemt alleen maar toe. Maar hoe doe je dat nu, efficiënt en goed communiceren in tijden van crisis? Met deze tips lukt het wel.

1 Laat snel van je horen

2 Keep it short & simple (KISS)

3 Communiceer in je eigen stijl

4 Wees eerlijk en zorgvuldig

5 Reik oplossingen aan

6 Denk na over de volgende stappen

7 Blijf positief

8 Laat je teksten schrijven

"Alles is communicatie. Je kan niet niet-communiceren", zei mijn prof altijd. En hij heeft gelijk. Zwijgen is geen optie. Want daarmee vertel je ook iets - maar daarom niet altijd wat je zou willen vertellen.

Je klanten, leveranciers of opdrachtgevers willen weten wat er aan de hand is. Laat hen weten hoe de zaken ervoor staan: Sluit je (verplicht) de deuren van je zaak? Verandert je dienstverlening? Of blijft voor jullie - en voor hen - alles gewoon verderlopen?

Schep in ieder geval duidelijkheid.
En doe dat liefst ook snel. Want hoe langer je wacht met communiceren, hoe meer er kan (en zal) gespeculeerd worden. En iets ontkrachten vraagt veel meer tijd en energie.

Stuur een (extra) nieuwsbrief uit, actualiseer de informatie op de website en post belangrijke informatie op je sociale media-kanalen.

Vermijd ingewikkelde zinnen en moeilijke woorden. Stress activeert ons reptielenbrein en we denken dan niet altijd even helder na. Een korte, simpele boodschap zorgt ervoor dat meer mensen begrijpen wat je wil vertellen.

Waarom worden er zo veel pictogrammen en eenvoudige posters gebruikt om gevaar aan te duiden, denk je? Juist: ze bereiken snel de hersenen van de lezer en hebben dus meer effect.

Is je tekst al klaar? Dan geef ik je graag nog een paar tips:

• Herlees je tekst. Schrap alle overbodige zinnen. Val met de deur in huis en hou alleen de essentie over.
• Verzamel die essentie in de eerste alinea: wie, waar, wat, waarom, wanneer en hoe.
• Schrap woorden. Is er een gemakkelijkere manier om iets te vertellen?
• Maak ezelsbruggetjes of rijmpjes - die blijven langer hangen.
• Visualiseer data - ook al spreek ik dan tegen mijn eigen winkel. Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden.
• Langere tekst? Gebruik opsommingen, laat af en toe wat witruimte en breng structuur aan met tussenkoppen.
• Meer tips lees je in deze blogtekst.

Ja, het is crisis. Ja, de communicatie moet soms snel gebeuren - de situatie verandert misschien elke minuut.

Maar hou toch je eigen stijl van communiceren aan: gebruik je normale huisstijl, tone of voice, verspreid informatie via je normale kanalen en hou rekening met de informatie die de lezer nodig heeft.

Soms is het toch interessant om op een andere manier te communiceren. Kondig dat dan aan op je Facebook-pagina, je website of verstuur een extra nieuwsbrief. Of kies voor de verrassing en kies voor een totaal andere aanpak.

Je hebt dikwijls maar een kans om iets te vertellen.

Vermijd dus onduidelijke, foutieve of chaotische communicatie.

• Dubbelcheck cijfers, namen en telefoonnummers of andere data
• Verzamel alle informatie voor je iets communiceert, zodat je niets moet nasturen
• Spreek (intern) af wat jullie communiceren, vertel allemaal hetzelfde verhaal
• Stem de verschillende communicatiekanalen op elkaar af. Je hoeft niet overal hetzelfde te schrijven, maar je kan wel verwijzen naar een centrale plek (de website of jullie Facebook-pagina).

Vertel ook minder goed nieuws, maar blijf niet hangen in (zelf)medelijden. Zelfs slecht nieuws kan je gebruiken als een hefboom naar een oplossing.

Oké, je winkel of restaurant moet de deuren sluiten. Maar dat wil niet zeggen dat jouw klanten of opdrachtgevers niet meer op jou kunnen rekenen. Bied hen een oplossing: levering aan huis, afhalen op afspraak of contactloos leveren. 'Elk nadeel heb ze voordeel', 't is misschien wel de bekendste uitspraak van Johan Cruijff.

Ga dus op zoek naar nieuwe mogelijkheden. Zijn die er niet, laat dan weten dat je er even tussenuit gaat en dat je wel opnieuw een teken van leven geeft als de situatie voor jullie duidelijker is.

De crisis blijft niet duren, hoewel het einde van de tunnel ooit wel in zicht komt.

Never waste a good crisis, dat geldt ook nu. Heb je nieuwe kanalen leren kennen? Merk je dat volgers sneller/meer/beter reageren op sommige content? Vind je helder communiceren moeilijk? Maak dan gebruik van die inzichten en schrijf een communicatieplan of content strategie.

Enne...heb je geen tijd of zin om je met teksten bezig te houden? Call me. Ik doe het graag voor jou!

We zitten al lang in #onskot. Niet gemakkelijk, voor niemand, op geen enkel vlak.

in zo'n situatie als deze geraken we soms verblind door onze eigen angsten, en vergeten we dat communicatie eigenlijk ten dienste moet staan van de klant, de leverancier, de opdrachtgever. Communiceer over je bedrijf of je (aangepaste diensten) en doe dat eerlijk en duidelijk. Maar hou in je achterhoofd dat er leven is na de crisis en blijf ook goede kanten zien, ook al is het nu moeilijk.

Geen tijd? Geen goesting om te schrijven? Dan geef ik je graag nog een laatste tip: laat je teksten schrijven door een copywriter.